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Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro

Das gesunde Büro beinhaltet deutlich mehr als nur einen Tisch, einen Stuhl und einen Schrank. In spannenden und inspirierenden Interviews mit Experten erfährst du beim Office Talk unterschiedliche Ideen zur Verbesserung der Akustik, Möglichkeiten zur Flächenoptimierung und gleichzeitig deutlicher Steigerung der Leistungsfähigkeit. Nur in einem guten Umfeld ist dauerhaft gute Leistung machbar und nur so können Unternehmen auch künftig wirtschaftlich erfolgreich sein. Beim Office Talk erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeiter nachhaltig unterstützen, fehlerfrei zu arbeiten, sich dabei gesund erhalten und durch deutlich verbesserte Bürowelten auch nachweisbar effektivere Ergebnisse erzielt werden können.
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Office Talk - DER Podcast fürs gesunde Büro
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May 27, 2017

Rational wissen wir alle, dass Personal den Löwenanteil der Verwaltungskosten ausmacht.

In der Bewertung des Funktionserfüllungsgrades bzw. deren Kurzform aus dem Podcast vor 2 Wochen sprechen wir deshalb über akustische und visuelle Störfaktoren, sowie dem Thema Wohlfühlen am Arbeitsplatz, welches mit Privatsphäre oder dem sich beobachtet fühlen.

Diese drei Punkte beziehen sich ausschließlich auf den Präsentismus. Wir sind also im Unternehmen anwesend, jedoch nicht zwingend produktiv tätig.

Um die Zahlen bzw. Kosten für eine schlechte Arbeitsplatz- und Büroraumgestaltung möglichst exakt darstellen zu können, benötigen wir immer die Fragebögen der Mitarbeiter. Es lassen sich aber auch aus diversen Studien Tendenzen belegen. Diese nehme ich in der Regel beispielhaft zur Erarbeitung einer erweiterten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, damit die Entscheider optimalerweise gewillt sind, die exakten Daten durch unsere ganzheitliche Beratung zu erfahren.

Die Krankheitstage – also der Absentismus – in einem Unternehmen sind meist abhängig vom Alter der Mitarbeiter, aber auch von deren Arbeitsaufgabe. Arbeitszeiten, das Anforderungsniveau und die Stellung im Beruf spielen eine wichtige Rolle.

Im Durchschnitt fielen Berufstätige im Jahr 2015 krankheitsbedingt rund 16 Tage aus, das entspricht einem Krankenstand von 4,4 Prozent. Interessanterweise, so fanden die Autoren heraus, hatte die starke Grippewelle zum Jahresanfang 2015 keine Auswirkung auf die gesamten Fehlzeiten gehabt.

Das zeigt der Gesundheitsreport des Dachverbandes des Betriebskrankenkassen. In den 82 BKKs sind insgesamt rund zehn Millionen Menschen versichert. Für den Report „Gesundheit und Arbeit“ wurden die Daten von 4,4 Millionen versicherten Arbeitnehmern analysiert.

Am unteren Ende der Fehlzeitenskala finden sich Berufe aus dem Bereichen Recht und Verwaltung von Unternehmen sowie auch Medienberufe mit jeweils rund 13 Krankentagen. Beschäftigte im IT-Bereich waren im Schnitt nur 12 Tage krank gemeldet.

Wir haben nun also unsere ersten Fixpunkte, mit welchen wir exaktere Zahlen berechnen können.

Diese sind die Kosten je Mitarbeiter und Jahr, sowie die entsprechenden Arbeitstage und Krankheitstage.

Setzen wir die Kosten mit 50.000 Euro bei 250 Arbeitstagen je Jahr an, dann kostet jeder Tag 200 Euro pro Mitarbeiter. 12 Tage Krankheit verursachen somit 2400 Euro an Kosten.

Nun ergeben Studien, dass durch Präsentismus 2/3 der unproduktiven Zeit verursacht werden, aber wir möchten ja möglichst exakte Zahlen präsentieren.

Nachdem nun die Fehltage bekannt sind, gilt es also die persönlich bedingten Verteilzeiten je Tag während der Arbeitszeit heraus zu finden. Hier sind von Stressabbau-Pausen, Wartezeiten bei Kopierern, am Arbeitsplatz von Kollegen zur Klärung von Sachverhalten und weitere Punkte mit einzubeziehen. Statistisch gesehen sind diese mit 60 bis 70 Minuten täglich anzusetzen, was widerum weitere Kosten von ca. 5.000 Euro je Mitarbeiter und Jahr ausmacht. Dies entspricht auch der Aussage, dass Absentismus lediglich ein Drittel der Gesamtkosten ausmacht, während Präsentismus mit 2/3 zu Buche schlagen.

Leider kann hier aber noch kein Strich gezogen werden, denn bekanntermaßen gilt bei Konzentrationsarbeit dass durch visuelle und akustische Störungen zwischen 25 und 30 % Leistungsverlust verursacht werden.

Das bedeutet, wir ziehen von den 50.000 Euro Personalkosten jährlich die Krankheitskosten und Verteilzeiten von 7400 Euro ab und erhalten somit einen Wert von 42.600 Euro. Hiervon 50 % für Konzentrationstätigkeiten ergeben 21.300 Euros und hiervon sind aufgrund von Konzentrationsproblemen, Leistungsminderung durch Lärmauswirkung, erneute Einarbeitung durch Unterbrechungen und so weiter nochmals 25 – 30 % Kosten anzusetzen.

Alleine hierfür also ein Betrag von € 5.325 bei 25%

Bei angenommenen 250 Arbeitstagen errechnen wir also statistische Kosten von 12.725 € je Mitarbeiter und Jahr für Minderleistung oder Unproduktivität.

Mit dieser Zahl muß auch in Zukunft gerechnet werden, wenn an einem schlechten Arbeitsplatz oder schlechten Arbeitsumfeld nichts geändert wird.

Nach Ansicht von Franz Knieps, Vorstand des BKK Dachverbandes, wird es für Arbeitgeber immer wichtiger in die Gesundheit der Mitarbeiter zu investieren:

Die Initiative Gesundheit und Arbeit (iga), an der auch der BKK Dachverband beteiligt ist, konnte zeigen, dass mit jedem investierten Euro in Gesundheitsförderung mindestens 2,70 Euro durch die Verringerung von Fehlzeiten eingespart werden.

Hier wird in der Regel sehr schnell deutlich, dass rational gesehen eine Verbesserung der Arbeitssituation keine Ausgabe sondern eine sich schnell amortisierende Investition darstellt, welche sich zudem auch positiv auf eine Minimierung von Fehlern auswirken wird und somit nicht nur monitäre Vorteile bietet, sondern sich zudem positiv auf das Image von Unternehmen auswirkt.

May 20, 2017

Im heutigen Office Talk empfängt mich Sven Rieckhoff - Geschäftsführer und Inhaber von Joppich & Rieckhoff - in seinen Hamburger Räumen.

Er gibt uns einen Einblick über die konzeptionelle Gestaltung von Büroräumen, seinen Erfahrungen bezüglich Zusammenarbeit mit Architekten bei Projekten und warum es beim Möbelkauf nicht vorrangig darum gehen sollte, welches Tischmodell oder welchen Hersteller man wählt.

Sven erzählt von der Einrichtung bei Philips Hamburg, welche mit unterschiedlichsten Herstellern ein exzellentes Gesamtkonzept verwirklicht haben, sowie einer typischen Kundenanfrage und deren Verlauf.

Aus meiner persönlichen Erfahrung, kann ich die Treue der Kunden und die auf alles basierende Zufriedenheit der Kunden absolut bestätigen, weshalb ich einen Besuch und ein Gespräch mit Sven und seinem Team empfehle.

Besuchen Sie Joppich & Rieckhoff in Hamburg mit vorheriger Terminvereinbarung unter:

Tel: 040 / 23 88 20 90

Mail: Sven Rieckhoff s.rieckhoff@jrbuero.de

Web: http://www.jrbuero.de

am Heidenkampsweg 45

und genießen Sie Einblick in den großartigen Showroom und die dort befindlichen Einrichtungslösungen.

 

 

May 13, 2017

Wie immer im Leben gibt es natürlich unterschiedliche Interessen bei den Menschen und die betroffenen Mitarbeiter sind in der Regel nicht wirklich motiviert, alle 17 Punkte zueinander zu priorisieren.

Deswegen empfehle ich immer die Fragen auf die 3 wichtigsten Punkte zu richten, denn dadurch wird in der Regel schon ein Ergebnis darstellbar welches beim Unternehmer einen AHA – Effekt verursachen könnte.

Bei Panasonic hatten wir mit Führungskräften zu tun, welche sehr stark darauf bedacht sind, Ihre Mitarbeiter zu fördern, Ihnen ein gutes Umfeld zu bieten und damit natürlich auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter im ganzen Unternehmen zu stärken.

Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass dies sehr gut gelungen ist und mich persönlich insbesondere die Menschlichkeit, die Freundlichkeit in diesem Konzern positiv überrascht hat.

Ursprünglich wurde ich gebeten mit zu Panasonic zu fahren, weil die Mitarbeiter in einem Mehrpersonenbüro saßen, in welchem auch ein Besprechungstisch stand. Dieser war lediglich mit Sichtschutzelementen abgeschirmt und während dort gesprochen wurde, war praktisch keine konzentrierte Arbeit am Arbeitsplatz für die Kollegen möglich.

Mir wurde also die Thematik erläutert und entsprechend meiner Erfahrung habe ich empfohlen die subjektive Empfindung der Mitarbeiter abzufragen, ebenso einige Organisattionsfragen, da auf dem ersten Blick schon deutlich wurde, dass in diesem Büro noch deutlich mehr Störungen verursacht wurden.

Alle Abfragen sind natürlich erst einmal mit zusätzlichem Aufwand verbunden, man muß die Mitarbeiter dazu bekommen, dies zeitnah auszufüllen, sich selbst Gedanken zu machen, wie häufig man zum Kopierer geht etc. (Wer weiß das schon von Ihnen)

Genau diesen Aufwand muß der Kunde jedoch erst betreiben, denn die Antwort auf seine Fragen liegt im wahrsten Sinne des Wortes „hinter der Wand“. Kleines Wortspiel  

Um den Führungskräften die Situation zu verdeutlichen, oder auch geistige Brandstiftung zu verursachen, habe ich vorgeschlagen, die 3 zur Zeit wichtigsten Punkte – nämlich Akustik, visuelle Störungen und das Thema Wohlbefinden am Arbeitsplatz in Form von Privatsphäre als Ansatz zu nehmen, da dies in wenigen Minuten auszurechnen ist.

Im ersten Step wurden also die 3 Punkte zueinander verglichen was den Mitarbeitern am wichtigsten ist und somit hatten wir eine Gewichtung.

 

In diesem Fall war die Reihenfolge aufgrund der derzeitigen Situation so, dass die Akustik mit durchschnittlich 43 % bewertet wurde, die visuellen Störungen mit 35 % und die restlichen 22 % bekam die Privatsphäre.

 

Dies ist allerdings auf ein hervorragendes zwischenmenschliches Miteinander zurück zu führen, denn sehr häufig erlebe ich mit meinen Kollegen, dass die Privatsphäre der am wichtigsten bewertete Part in dieser Konstellation sind.

Nun wurde anhand des in der Vorwoche Teil-behandelten Kataloges bewertet und es wurde eine für mich überraschende Schulnote 4 ermittelt. Auch dies ist auf das exzellente Betriebsklima zurückzuführen, in der Regel hätte ich bei ähnlichen Büros eine glatte Schulnote 5 mit ca. 30 % erhalten.

Die Auswertung läuft so, dass jeder einzelnen Punkte separat behandelt werden und zwar wird jeweils die Gewichtung mit der Punktzahl aus der Note multipliziert und dann durch 100 geteilt / dividiert.

Am Ende zählen wir alle drei Summen zusammen addiert und man weiß für diese drei genannten Punkte den Funktionserfüllungsgrad.

Das selbst bei einem ausreichenden Arbeitsplatz keine dauerhaft gute Leistung möglich ist, kennen die Führungskräfte nur allzu gut, denn nicht umsonst haben diese meist einen separierten Arbeitsplatz oder gar ein Einzelbüro.

Bei meiner Analyse war der Vorteil, dass die Führungskräfte allesamt selbst betroffen waren, da diese mit den Befragten im selben Raum sitzen.

Dies ist natürlich immer ein Vorteil, wenn es darum geht, Fakten hinsichtlich Störfaktoren verständlich rüber zu bringen.

 

weitere Infos unter www.lauble.net oder per Mail an Martin@lauble.net

May 6, 2017

Basierend auf der Folge von letzter Woche „Nutzwertanalyse Teil1“ beschäftigen wir uns heute mit der Auswertung der Prioritätenmatrix und dem Thema Bewertung der Arbeitsplatzsituation. 

Nachdem wir die 17 Punkte zueinander in deren Wichtigkeit bewertet haben, erhält man eine sehr eindeutige Aussage was Ihnen oder Ihren Mitarbeitern am wichtigsten ist.

Ein Bild sagt mehr als Tausend Worte und aus diesem Grunde erhalten meine Kunden von mir die Auswertung immer in einer sog. ABC-Analyse.

Die ABC-Analyse wurde von H. Ford Dickie, im Jahr 1951 erstmals beschrieben.

Grundlage der Methode bildeten die Arbeiten von Vilfredo Pareto, mit dessen „80/20 Regel“ (Paretoprinzip)

Dickie stellt in seinem Artikel klar, dass die ABC-Analyse dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu fokussieren

Die Vorteile der Methodik sind:

Verbesserung von Planungsprozessen, Reduzierung der Kosten und darausfolgend Erhöhung des Gewinns, Motivation der Mitarbeiter

Das ist insofern hilfreich, da bei Neuplanung oder Neugestaltung von Arbeitsräumen auf das Wesentliche eingegangen werden kann und nach meinen Erfahrungen sind die 5 Belastungsfaktoren, sowie Flexibilität des arbeitsraumes und Ablauforganisation die am stärksten bewerteten Punkte.

In der ABC-Analyse ist die grafische Darstellung der Prioritäten mit deren Anteil am Gesamtkonzept immer wieder vor Augen geführt, eine Beispieldarstellung finden Sie auf meiner Seite www.lauble.net

Diese Beispieldarstellung zeigt auf, dass in der Regel 50 % eines guten funktionalen Arbeitssystems Büro auf die Belastungsfaktoren zu führen sind, also auch hier sehen Sie die Wirkung des Pareto-Prinzips.

Entscheiden Sie sich also mit mir auf die Funktionalität einzugehen, dann landen wir automatisch bei der Bewertung der Funktionserfüllungsgrade.

Hierzu dient uns der Notenschlüssel der deutschen IHK, welche Schulnoten von 1 bis 6 vergibt und jeder Note einen Punktebereich zuordnet. 100 Punkte bis 92 Punkte ist sehr gut, 0 bis 30 Punkte ist ungenügend.

In den bisher erschienenen Folgen habe ich bereits mehrfach betont, dass es kein 100% Büro gibt, zumindest nicht in meinen Augen, denn das Einzelbüro ist zwar im Sinne der Störeinflüsse optimal, jedoch nicht im Sinne der Ablauforganisation und Kontaktmöglichkeit.

Idealvorstellung in meinen Augen ist ein Wert von 80 bis 85 Prozent, was demzufolge ein gut oder nahezu gut bedeutet.

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